Interview zur Gründung des Legal Tech Teams

Irratio interviewt Pierre Zickert

Warum haben sie sich entschieden, ein Legal Tech Team zu gründen? Welche Vorteile ziehen sie konkret daraus

Hengeler Mueller hat sich entschieden, ein Legal Tech Team zu gründen, um gezielt auf die Herausforderungen der digitalen Transformation in der Rechtsberatung zu reagieren. Das Team besteht aus Juristen mit hoher technischer Affinität, die zusätzlich über Spezialwissen in Bereichen wie Legal Project Management, Coding oder Change Management verfügen. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Entwicklung von Digitalisierungsstrategien, die Einführung von Tools sowie deren Einsatz in Mandaten. Dabei arbeiten sie eng mit den juristischen Kolleg:innen zusammen und sind in die Mandatsarbeit voll integriert.

Es ist vielleicht eine Besonderheit am Markt, dass das Legal Tech Team von Hengeler Mueller aus Associates besteht, die ein gleichberechtigter Teil der Mandatsteams sind. Sie arbeiten in unmittelbarer Nähe zu anderen Praxisgruppen, was die Trennung zwischen Mandatsarbeit und der Entwicklung von Legal Tech Tools aufhebt. Die Legal-Tech-Strategie wird auf Basis der Erfahrungen der Legal Tech Associates im Mandat entwickelt und ist direkt auf die Mandatsrealität zugeschnitten. Dies fördert die Akzeptanz innerhalb der Mandatsteams der Kanzlei erheblich, da die entwickelten Tools präzise auf die praktischen Bedürfnisse abgestimmt sind und von Kolleg:innen mit direktem Mandatsbezug stammen.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der hybride Charakter des Legal Tech Centers, das sowohl Entwicklungsarbeit als auch direkte Mandatsarbeit vereint. Diese Kombination treibt den Wandel in der Kanzlei voran. Digitale Transformation bedeutet nicht nur technologische Innovation, sondern auch eine organisatorische Veränderung, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Neue Software ersetzt oder ergänzt selten nur einzelne Arbeitsschritte, sondern führt oft zu neuen, effizienteren Prozessen, die Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Ergebnisse neu ordnen. Der Begriff „digitale Transformation“ ist daher besonders treffend, da er die grundlegende Umgestaltung bestehender Prozesse durch Technologie beschreibt. Hier setzt das Legal Tech Center an, indem mandatserfahrene Praktiker:innen den Wandel durch jedes einzelne Projekt vorantreiben und den digitalen Transformationsprozess von Hengeler Mueller aktiv gestalten.

An welchen Entwicklungen wird/wurde aktuell bzw. im letzten Jahr gearbeitet? Wie häufig finden derartige Entwicklungen Einzug in die tägliche Mandatsarbeit?

Das Legal Tech Center entwickelt fortlaufend eine Vielzahl neuer Lösungen und entwickelt diese auch kontinuierlich weiter, meist Hand-in-Hand im Wege eines Mandats mit den Praktiker:innen aus dem Mandat. Hierzu ein paar Beispiele aus dem letzten Jahr.

  • HV-Master: Plattform für Hauptversammlungen: Hengeler Mueller hat mit HV-Master eine spezialisierte Plattform entwickelt, die den gesamten Vorbereitungsprozess für Hauptversammlungen effizient und transparent gestaltet. Die Plattform, die in enger Zusammenarbeit zwischen dem Legal Tech Center und den Corporate-Praxisgruppen entstand, deckt alle notwendigen Arbeitsschritte, Fristen und Abhängigkeiten ab, die für eine erfolgreiche Hauptversammlung erforderlich sind. Ein interaktiver Arbeitsplan passt sich automatisch an Änderungen des Termins der Hauptversammlung an und berücksichtigt dabei auch Feiertage. Zudem ermöglicht die Plattform die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Personen oder Teams und bietet eine vollständige Historie aller Dokumente und Vorgänge. Dies sorgt für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit. HV-Master wurde bereits bei zahlreichen Hauptversammlungen erfolgreich eingesetzt und wird auch für die kommende Saison genutzt.
  • HM Mass Litigation Platform: Die HM Mass Litigation Platform ist eine weitere innovative Entwicklung des Legal Tech Centers in Zusammenarbeit mit der Praxisgruppe Dispute und Litigation. Diese Plattform digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess der Massenprozessführung. Sie enthält eine zentrale Verfahrensdatenbank, die sämtliche verfahrensbezogenen Informationen und Dokumente zusammenführt und Mandanten eine digitale Akte mit allen relevanten Daten bereitstellt. Die Plattform automatisiert organisatorische Aufgaben, wie die Klassifizierung und interne Verteilung eingehender Klagen, und nutzt Machine-Learning-Methoden zur Extraktion und Zuordnung verfahrensrelevanter Informationen. Dabei gewährleistet sie höchste Sicherheitsstandards durch verschlüsselte Datenübertragungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Plattform wird erfolgreich in verschiedenen Massenprozessverfahren mit einer Vielzahl von Nutzern eingesetzt.
  • HM Argus: KI-Bot für Dokumentensuche und Datenanalyse: Mit HM Argus hat Hengeler Mueller einen eigenen Chatbot entwickelt, der Generative KI mit traditionellen Machine-Learning-Methoden kombiniert. HM Argus unterstützt bei der Dokumentensuche und der Analyse großer Datenmengen, insbesondere im Bereich der Internal Investigations und der Compliance-Beratung. HM Argus bietet flexible Darstellungsoptionen und kann sowohl in Chat-Form als auch über chronologisch geordnete Dokumentenlisten auf Anfragen antworten. Die Lösung ist bereits in einer Vielzahl interner Untersuchungen im Einsatz.
  • Rollout von Harvey: Darüber hinaus führt Hengeler Mueller die Lösung Harvey kanzleiweit ein. Dieser universelle Chatbot wird praxisgruppenübergreifend genutzt und unterstützt in verschiedenen Anwendungsbereichen. Dazu gehören die Erstanalyse von Markups im M&A, der Abgleich von Schriftsätzen mit Sachverhaltsdokumenten auf Widersprüche im Litigation/Dispute-Bereich, die Zusammenfassung von Dokumentensammlungen sowie das Sparring bei rechtlichen Überlegungen. Harvey bietet so eine breite Unterstützung für verschiedene juristische Tätigkeiten und fördert die Effizienz über alle Praxisgruppen hinweg. Harvey wird täglich wiederholt und mehrfach genutzt.

Wer organisiert die Legal Tech Schulungen und wer nimmt daran teil? Sind alle Anwält:innen bereits in diesen Themen versiert bzw. ist dies sogar eine Notwendigkeit, falls Legal Tech in der täglichen Mandatsarbeit eingesetzt wird? Werden neben Anwält:innen auch Referendar:innen und wissenschaftliche Mitarbeiter:innen in diesen Themen geschult?

Die Legal Tech Schulungen bei Hengeler Mueller werden vom Legal Tech Center organisiert. Das Center betreibt eine eigene Event-Sparte, die eine Vielzahl von Veranstaltungen und Workshops anbietet, um Einblicke in Legal Tech zu geben und das gesamte Team von Hengeler Mueller für den Einsatz von Legal Tech zu begeistern. Zu den regelmäßigen Events gehören:

  • Legal Tech Onboarding: Ein Einführungsprogramm für alle neuen Mitarbeiter:innen, das die Grundlagen von Legal Tech sowie dessen praktischen Nutzen vermittelt. Es dient dazu, frühzeitig das Verständnis und Interesse für Legal Tech zu wecken.
  • Legal Tech Call: Ein monatliches Town-Hall-Meeting für alle Legal Tech-Enthusiasten bei Hengeler Mueller. Hier werden laufende Projekte vorgestellt und diskutiert, Einblicke in aktuelle Entwicklungen gegeben sowie Live-Demos durchgeführt. Regelmäßig präsentieren Start-ups ihre Tools in kurzen 15-Minuten-Pitches, was öfters auch dazu führt, dass diese Lösungen weiterverfolgt werden. Diese Transparenz schafft Vertrauen und fördert die aktive Nutzung der Tools.
  • Tool Time:In diesen regelmäßigen Veranstaltungen steht jeweils ein spezifisches Legal Tech-Tool im Mittelpunkt. Nutzer berichten aus erster Hand über ihre Erfahrungen und Erfolge mit dem Tool und inspirieren andere durch praxisnahe Use Cases. Dies motiviert weitere Nutzer und unterstreicht die Praxistauglichkeit der vom Legal Tech Center bereitgestellten Lösungen.
  • Legal Tech Roadshow: Das Legal Tech Center, das über mehrere Standorte verteilt ist, besucht regelmäßig alle Büros von Hengeler Mueller. Im Rahmen dieser Roadshows werden diverse Workshops angeboten, wie etwa „Prompting-Crashkurs“, „AI in M&A für Young Talents“ (unsere Bezeichnung für Referendar:innen und Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen), „BGB AT und eSigning“, „Mass Litigation und Legal Tech“ sowie viele weitere spannende Themen.
  • GenAI & Prompting-Crashkurse: Diese Schulungen bieten eine Einführung in die Welt der künstlichen Intelligenz (AI) und Generative AI. Neben Use Cases werden auch Kenntnisse im effizienten Prompting vermittelt.
  • Corporate Breakfast: Speziell für Referendar:innen und Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen bietet das Legal Tech Center Workshops zu aktuellen Legal Tech- und AI-Themen an. Zu den jüngsten Veranstaltungen zählten „AI in der Due Diligence“ und „AI und der Aufsichtsrat“.
  • Legal Tech Vorlesung: Gemeinsam mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena richtet das Legal Tech Center die Online-Vorlesung "Legal Tech" aus. In dieser wird der Einsatz von Legal Tech und generativer KI im modernen Anwaltsalltag eingehend beleuchtet. Die Veranstaltung richtet sich an Studierende der Universität Jena sowie alle Legal-Tech-Interessierten und umfasst drei Teile: Legal Tech, AI und AI Governance sowie Rechtsfragen bei der Beschaffung und Nutzung von Legal Tech. Freiwillig kann die Vorlesung mit einer Online-Klausur abgeschlossen werden. Ziel der Vorlesung ist es, das Potenzial und die Vielfalt von Legal Tech zu veranschaulichen, wobei ein besonderer Fokus auf den Bereichen M&A, Litigation und Internal Investigations liegt, um die künftige Generation von Jurist:innen optimal auf den Berufsalltag vorzubereiten.
  • Für alle bei Hengeler Mueller Die Schulungen und Veranstaltungen des Legal Tech Centers stehen allen Mitarbeiter:innen von Hengeler Mueller offen. Besonders eingeladen werden auch unsere Young Talents (Referendar:innen und Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen), um sicherzustellen, dass sie von Anfang an aktiv in die Legal-Tech-Welt eingebunden sind. Regelmäßig präsentieren unsere Young Talents sogar selbst im Rahmen dieser Veranstaltungen.
  • Versiertheit unserer Nutzer: Das Legal Tech Center holt jeden Nutzer individuell ab und bietet maßgeschneiderte Schulungen an. Es ist ein erklärtes Ziel des Centers, immer mehr Kolleg:innnen für den Einsatz von Legal Tech zu begeistern, und jedes neue Projekt, das Legal Tech einsetzt, wird als Erfolg angesehen und macht auch unser Legal Tech Team stolz. Durch die Vielzahl an Legal-Tech-Formaten und die regelmäßige Teilnahme an Praxisgruppentreffen ist das allgemeine Niveau der Versiertheit unter den Nutzern hoch. Es ist kaum vorstellbar, dass Kolleg:innen keinen Kontakt mit Legal Tech haben.

Welches Feedback erhalten Sie zu den eingeführten Maßnahmen von ihren Mitarbeiter:innen und ihrer Mandantschaft?

Aussagen wie „Ihr habt mir den Tag gerettet“ sind keine Seltenheit, weshalb es sich am besten mit Dankbarkeit beschreiben lässt. Dies liegt daran, dass das Legal Tech Center seine Aufgabe nicht nur im Bereitstellen von Tools sieht, sondern im Lösen konkreter Probleme und im proaktiven Entwickeln passender Lösungen.

Unsere Mandanten schätzen besonders die Schnelligkeit, mit der wir auf Herausforderungen reagieren. In der High-End-Beratung von Hengeler Mueller sind die Fragestellungen oft einzigartig und nicht von Standardlösungen abgedeckt. Daher ist es häufig erforderlich, in kurzer Zeit kreative Lösungen zu finden, indem vorhandene Tools flexibel und manchmal zweckentfremdet eingesetzt werden.