Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB („Hengeler Mueller“ oder die „Sozietät“). Dieses Informationsschreiben richtet sich an alle Bewerber, die sich bei uns bewerben, sei es durch Nutzung unseres Online-Bewerberportals von Workday, sei es postalisch, per E-Mail oder unter Einsatz von Dritten wie Personalvermittlungsagenturen.

Wir nehmen die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher nur, soweit dies auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO”) und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“), zulässig ist.

Bei Fragen zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit Ihren personen­bezogenen Daten können Sie sich jederzeit an eine der unten genannten Kontaktadressen wenden.

I.    Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Datenverantwortlicher) ist:

Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB

Behrenstraße 42
10117 Berlin
Deutschland

Eine Liste der Standorte finden Sie unter https://www.hengeler.com/de/service/standorte.

Soweit Sie sich bei unseren Frankfurter Anwälten in ihrer Eigenschaft als Notar bewerben, ist Datenverantwortlicher der jeweilige Notar.

Eine Liste unserer als Notare zugelassenen Anwälte finden Sie unter https://www.hengeler.com/de/expertise/themen/unsere-notare.

Unsere Datenschutzbeauftragte, die sowohl für die Tätigkeit unserer Anwälte als auch unserer Notare bestellt wurde, erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse:
datenschutzbeauftragter@hengeler.com.

II.    Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie oder eingeschaltete Dritte wie Personalvermittler uns im Rahmen der Bewerbung übermitteln. Zu den Daten können insbesondere Name, Adresse sowie sonstige Kontaktdaten, Geburtsdatum, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Bewerbungsdaten und Gehaltsvorstellungen gehören. Sofern uns solche Daten durch Sie oder Dritte wie Personalvermittler zur Verfügung gestellt wurden, können die erhobenen Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO (insbesondere Gesundheitsdaten) beinhalten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Prüfung Ihrer Bewerbung, Planung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie ggf. zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit uns (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten online zur Verfügung zu stellen. Gerne bearbeiten wir Ihre Bewerbung auch, wenn Sie uns diese auf anderem Wege übermitteln.

Wenn Sie uns Ihre Bewerbung per Post oder per E-Mail zusenden, nehmen wir Sie als Bewerber in unserem Bewerbungsportal von Workday auf und übertragen die in Ihrer Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten in das System. Dabei erstellen wir jedoch keinen Account für Sie. Wenn Sie sich direkt über unser Online-Bewerberportal von Workday bewerben, entscheiden Sie selbst, ob Sie dafür einen persönlichen Account bei Workday nutzen wollen.

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit uns geführt haben, können wir eine kurze Einschätzung Ihrer Eignung für die Position speichern.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können wir zudem unter Einhaltung der einschlägigen arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften Hintergrundprüfungen durchführen und Daten (insbesondere Informationen zu Qualifikationen, Werdegang etc. mit beruflichem Bezug) aus öffentlich zugänglichen Quellen oder mit Ihrer Einwilligung ggf. von Dritten (z.B. ehemaligen Arbeitgeber) erheben, um die im Bewerbungsverfahren gemachten Angaben zu verifizieren und zu prüfen, ob die Anforderungen der ausgeschriebenen Position erfüllt werden. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b DSGVO, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann außerdem die Durchführung eines Sanktionslistenscreenings durch uns notwendig sein. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Ihre zu diesen Zwecken erhobenen Daten werden nicht für weitere Zwecke verarbeitet und im Anschluss an die Prüfung gelöscht.

Es findet keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten beruhende Entscheidung im Bewerbungsprozess statt.

III.   Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten können für die unter Punkt II. genannten Zwecke an Auftragnehmer innerhalb und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weiter­gegeben werden, die von uns beauftragt werden, den Bewerbungsprozess zu begleiten oder für die Aufrechterhaltung unserer allgemeinen Infrastruktur und unserer Büroorganisation eingesetzt werden.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder im Kanzleiinteresse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) an Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungs­behörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln.

In Ländern außerhalb des EWR gelten möglicherweise andere Datenschutzvorschriften als in der Europäischen Union. Soweit in diesen Ländern kein dem europäischen Datenschutzrecht vergleichbares Schutzniveau besteht, werden wir im Falle einer wie oben beschriebenen Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in diese Länder Vorkehrungen treffen, um den angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in diesen Ländern sicherzustellen. Insbesondere nutzen wir dafür die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen können Sie von unserer Datenschutzbeauftragten erhalten.

IV.  Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen als Teil unserer Personalakten und in unserem Personalmanagementsystem auf.

Wenn wir Ihnen keine Stelle anbieten können, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten, wie Lebenslauf, Zeugnisse oder Referenzen, sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens bzw., soweit Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben (siehe unten), zwei Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Die Grunddaten Ihrer Bewerbung, d.h. Name, Datum Ihrer Bewerbung und Ausgang des Bewerbungsverfahrens inklusive Begründung, speichern wir über das Ende des Bewerbungsprozesses hinaus für drei Jahre, um wiederholte Bewerbungen erkennen zu können. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

V.    Einwilligung in eine längere Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten

Es kann vorkommen, dass wir Sie nicht in der von Ihnen gewünschten Form bzw. zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt einstellen können, aber aufgrund Ihres Bewerbungsprofils der Meinung sind, dass Ihre Bewerbung auch für andere Bereiche/Standorte oder zu einem anderen Zeitpunkt für uns von Interesse sein könnte. Sofern Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilen, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für 2 Jahre, um auch zu einem späteren Zeitpunkt nochmals mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist, Ihre Einwilligung vorausgesetzt, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Daher werden Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses gebeten, in die Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten für künftige Stellenangebote einzuwilligen. Sie sind nicht verpflichtet, diese Einwilligung zu erteilen. Wenn Sie nicht einwilligen, können wir Ihre bei uns bereits vorhandene Bewerbung für künftige Stellenangebote nicht berücksichtigen. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

VI.  Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen und Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Des Weiteren haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten das Recht, sich mit Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde zu wenden.

Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Senden Sie uns dazu bitte eine E-Mail an folgende Adresse: personal@hengeler.com. Wir weisen darauf hin, dass die bis zu einem Widerruf erfolgte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt wird.

Möchten Sie Ihre Bewerbungsdaten ändern, ergänzen oder löschen, senden Sie uns bitte eine E-Mail an folgende Adresse: personal@hengeler.com. 

VII. Vertraulichkeit /Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen. Insbesondere ist jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens setzen wir die Software Workday ein, ein Cloud-basierter Service der Workday, Inc. (Workday Limited, The Kings Building, May Lane, Dublin 7, Ireland). Ihre Daten werden in einem gesicherten Rechenzentrum von Workday gespeichert und verarbeitet. Dabei handelt Workday als unser Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union und unterliegt den dortigen Datenschutzbestimmungen.

Ihre Bewerbungsdaten sind bei uns gegen unbefugten Zugriff gesichert. Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten haben nur die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner unseres HR-Teams und die für die Prüfung von Bewerbungen zuständigen Partnerinnen und Partner und Counsel.